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总公司各部门:

  《西华大学后勤服务总公司采购管理办法(试行)》经总公司2020617日党政联席会审议通过,现予以发布,请遵照执行。


后勤服务总公司

2020620






西华大学后勤服务总公司采购管理办法(试行)


第一章  总 则

1、 为进一步规范后勤服务总公司(以下简称“总公司”)各部门采购行为,规范管理,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招投标法》、《西华大学招投标管理办法》等法律文件和管理办法的相关规定,结合总公司实际情况,制定本办法。

2、立由各使用部门提出需求和组织验收、物资采供与设备管理中心组织或协调采购、质量与安全督查中心管理监督、总公司决策的职责分明、相互制约的采管用三分立的采购管理机制。后勤采购实行归口管理、程序审批、多方参与、责任到人的管理制度,保障采购行为的公开、公平、公正。

3、使用部门负责提出需求并进行需求论证、采购文件初拟、参与市场调研、组织验收等与使用直接相关的工作;

4、财务部负责资金支付审核、资金支付进度管理、绩效管理等资金管理工作;

5、物资采供与设备管理中心是总公司组织采购的部门。负责组织总公司零星采购工作,协调配合大宗物资采购工作,采购制度初拟、采购文件审核、公告发布、组织采购评审、供应商确定、定价调价等与采购直接相关的工作;

6、质量与安全督查中心是采购的监督管理部门。负责对总公司采购质量安全的监督管理,总公司各中心的采购质量与安全进行管理和监督,负责采购立项审核监督、合同执行监督、采购验收核查、供应商监督考评等涉及质量与安全的监督工作。

第二章 采购形式与程序及价格确定

    第三条  后勤采购主要除工程外的物资和服务采购,工程采购按国家和学校相关规定执行。物资采购分大宗物资和零星物资两大类。大宗物资指大米、面粉、猪肉、食用油、调味品、干杂、鸡蛋、冻制品类、蔬菜、牛肉、学生床上用品、批量药品等,不包含水、电、气等政府定价物资。除大宗物资以外的物资归类为零星物资

    第四条  单项概算价10万元以上(含10万元)的非修缮项目的后勤采购必须报学校公开招标。
    第五条后勤大宗物资按照学校有关规定交相关职能部门组织招标采购,总公司配合学校职能部门做好相关工作。

    第条  后勤零星采购的采购形式包括:招标采购、比选采购、集体采购、自行采购及应急采购。

    1、单项概算价5-10万元(含5万元,不含10万元)的零星采购由总公司公开比选采购

    2、单项概算价0.5-5万元(含0.5万元,不含5万元)的零星采购由总公司组织集体采购;

    3、单项概算价0.5万元以下(不含0.5万元)的零星采购由总公司各部门自行采购。

    4、以上方式均不适合实施的特殊情况应由总公司审批同意后组织采购。

条  单项概算价0.5万元以上的采购应先按《西华大学后勤服务总公司采购需求及审批表》(需求包括对供应商资质要求、需求说明、数量、规格型号、质量技术要求、验收标准、单项采购总金额等)完成采购项目审批(附件1需要招标采购和比选采购的,各使用部门每年按总公司要求提出下一年度采购需求并报总公司审核后组织采购。

 第条  比选采购和集体采购由总公司物资采供与设备管理中心牵头组织相关部门确定供应商。比选采购和集体采购应形成采购纪要,格式参照《西华大学后勤服务总公司采购纪要》(附件2)。单项概算金额1万元及以上报总公司签订合同,由学校招标的由学校组织签定合同。同时使用部门应将采购会议纪要、合同及相关资料报财务部门作为报账资料并提交国有资产与实验室管理处(招投标中心)备案。各使用部门根据需要联系供应商供货并独立结算。

条  比选采购确定供应商程序:

     1、比选文件由使用部门提出初稿会审后报总公司审定;

     2、在总公司网站公开发布比选公告;

     3、有效比选人三个以上的由比选小组确定供应商顺序;

     4、有效比选人只有两个且有竞争力的可由比选小组确定供应商顺序;两次比选失败的由比选小组组织询价、商务谈判、直接委托或商场直购(商场、超市、网上超市等);

     5、比选公告从发布到截止日期不得少于三个工作日,比选评审时间为比选文件递交截止时间;

     6、比选结束后在总公司网页上发布比选结果公告。

条  集体采购以询价、商务谈判、直接委托或商场直购(商场、超市、网上超市等)的方式进行。集体采购小组由物物资采供与设备管理中心和使用部门组成比选小组物资采供与设备管理中心、质量与安全督查中心和使用部门组成,评审人员或采购人员不得少于3人且为单数。

 第十条  自行采购适用于各部门单项概算金额0.5万元以内的零星采购,由各部门自行组织,原则上应不少于3人参与采购。

 第十条  应急采购适用于发生了不可预见的情况或紧急情况下不能履行正常采购程序的采购行为,由使用部门报总公司相关领导同意后,启动应急采购程序,由各部门自行采购。事后及时补办《应急采购认定表》等相关手续,财务部门凭《应急采购认定表》等相关手续报账(附件3)。

第三章  价格确定、质量验收和供应商考核

 第十条  在采购时确定了价格的按采购价格执行,如未确定价格或发生特殊情况按《西华大学后勤采购定价调价管理办法》执行。

第十条  采购验收应由各使用部门牵头组织验收。

第十条  由后勤服务总公司质量与安全督查中心牵头组成考评小组对供应商进行考核评价,考核评价小组由质量与安全督查中心、使用部门、物资采供与设备管理中心组成。供应商考核填报《后勤采购项目供应商考核评价表》(见附件4

第四章  出入库管理

 第十条  后勤物资原则上实行出入库管理,有条件入库管理的物资,应当根据使用部门的实际需求量按程序采购并做好入库记录,使用部门做好出库记录并凭采购票据入库单和合同等办理报账手续。暂时无条件入库的物资入库后一次性领用出库。各使用部门原则上应建立物资出入电子信息库。凡入库管理的物资,每年年终应进行分中心盘存、报表。各使用部门库房应由专职管理人员负责库房货物的验收、出入库、储存、保管等日常工作。

 第十条  各库房应制定相应库房管理制度、盘存制度及验收制度等货物管理制度。

 第十条  采购资金按类分别计入各使用部门账务,从经营费开支的计入经营费,从维持费开支的计入维持费。

 第五章  纪律与监督

 第十  任何单位和个人不得将必须招标、比选和集体采购的项目化整为零或以其他任何方式规避采购。

 第二十条  总公司加强采购过程和结果管理,建立供应商淘汰、替补、退出的竞争机制和黑名单制度。

 第二十条  参与采购的人员是后勤采购的采购责任人。采购相关人员不得接受供应商的宴请收受礼物或其他好处,对在采购中出现的违纪违法情况按有关规定处理;对在采购中做出突出贡献的人员,公司将进行表彰和奖励。

 第六章  附则

 第二十条  因地域限制,彭州校区单独立项实施。

 第二十条  之前有关办法自动废止,如与上位文件有抵触的以上位文件为准,本办法自发布之日起试行。

 后勤服务总公司

2020620

附件1: 西华大学后勤服务总公司采购需求及审批表

附件2:西华大学后勤服务总公司采购纪要

附件3:西华大学后勤服务总公司应急采购认定表


西华大学后勤服务总公司采购需求及审批表.doc